processenresultaten-970x300

Aanpak

Stap (1) Zichtbaar maken van verspillingen

Wat is dat, 'Zichtbaar maken van verspillingen'? Verspillingen zijn al die zaken en gebeurtenissen die ons weerhouden om ideaal te zijn. Het is daarbij niet relevant of we, op dit moment, veronderstellen dat de verspilling niet te voorkomen is!

We onderscheiden 7 soorten verspillingen:

  1. Fouten: De uitkomst van een handeling is niet conform de specificatie
  2. Wachten: Tijd waarin geen waarde wordt toegevoegd
  3. Controleren: De uitkomst van een handeling toetsen om te zien of de handeling correct werd uitgevoerd
  4. Corrigeren: Een handeling herstellen, die niet tot het gewenste resultaat leidde of tot een complicatie leidde.
  5. Voorraad: Meer materialen, producten, dossiers, hulpmiddelen, patiënten/ cliënten 'onder handen' dan direct 'verwerkt' kunnen worden
  6. Over-processing: Méér resources (tijd, geld, materialen, energie) verbruiken dan, voor het te behalen resultaat, noodzakelijk is
  7. Beweging: Verplaatsingen/ bewegingen, die geen waarde toevoegen voor de klant

Zichtbaar maken
Veel van deze verspillingen worden pas 'zichtbaar' als er expliciet naar gezocht wordt. Het is een leerproces om verspillingen bewust te gaan zien; veel verspillingen worden geaccepteerd als een 'normaal verschijnsel'. 'Wij zijn nu eenmaal geen ...' en 'Wij werken nu eenmaal met ...'  geven uiting aan deze acceptatie. 

Waarom hebben we dit nodig?

Omdat verspillingen de hindernissen zijn die tussen de huidige en de gewenste situatie instaan, zijn het de verspillingen die weggeruimd moeten worden om voorwaarts, in de richting van ons doel te komen. Om tot ideale zorg te komen moeten de verspillingen geëlimineerd worden. Om verspillingen te kunnen elimineren, moeten we weten waar ze zitten.
Door de verspillingen te identificeren en zichtbaar te maken, wordt veel concreter wat het probleem is dat opgelost moet gaan worden.

  • Het probleem wordt zichtbaar voor alle betrokkenen
  • Er ontstaat een gezamenlijk probleem
  • Er ontstaat de mogelijkheid prioriteiten te stellen op basis van het gewicht van de verspillingen en de bijdrage van een oplossing aan het wegnemen hiervan
  • In plaats van te discussiëren over oplossingen, kunnen we nu discussiëren over welk probleem er opgelost moet worden
  • Op deze manier kan er pro-actief gehandeld worden. 

Wat moet daarvoor gebeuren?

  • De verspillingen moeten gezocht en geïdentificeerd worden
  • De verspillingen moeten zichtbaar gemaakt worden aan iedereen die aan de eliminatie ervan kan bijdragen. 

Valkuilen

  • Acceptatie 'goedpraten' van verspillingen: 'Vliegtuigen zijn nu eenmaal hele complexe machines waar van alles aan kapot kan gaan en dus kun je niet voorkomen dat ze neerstorten'
  • Schaamte of valse trots: 'Wil je dan zeggen dat we ons werk niet goed doen?' We doen het zo goed als we NU kunnen, maar we moeten ook accepteren dat het nog veel beter kan als we een aantal zaken ánders gaan aanpakken
  • Valse bescheidenheid: 'Wij kunnen zulke moeilijke dingen toch niet veranderen?' De ervaring met vele duizenden multidisciplinaire verbeterteams, dus 'gewone' mensen uit 'gewone' organisaties leert dat vrijwel geen enkel probleem onoplosbaar is, óók (en vooral!) problemen die externe experts niet opgelost kregen!
  • Benchmarking: Prestaties vergelijken met anderen om zo tot de conclusie te komen dat je het al heel goed doet óf zelfs 'de beste' bent. Dus waarom verder verbeteren?! Om tot volledig procesbeheersing te komen is er maar één benchmark: het ideaal. Ook 'de beste' heeft ten opzichte van het ideaal vaak nog een enorm verbeterpotentieel. 

Gewetensvragen

  • Bent u bereid de verspillingen in uw werk en uw organisatie bloot te leggen, of houdt u ze liever onder de hoed?
  • Bent u bereid om verspillingen niet langer te accepteren als een normaal verschijnsel?
  • Bent u bereid toe te geven dat er nog (veel) verbetering mogelijk is?
  • Durft u te laten zien waar die verbetering mogelijk is?
  • Bent u bereid geïdentificeerde verspillingen als een KANS ipv een BEDREIGING te zien én te behandelen? 

Welke technieken staan ons ter beschikking?

  • Technieken die expliciet ontwikkeld zijn om verspillingen zichtbaar te maken zijn o.a.
  • Value Stream Mapping
  • Makigami Process Mapping
  • Overall Equipement Effectiveness
  • afhankelijk van het probleem dat je wilt oplossen wordt een bepaalde techniek ingezet

Tip: wantrouw iedereen die een leantechniek wil inzetten, zonder probleemdefinitie.