processenresultaten-970x300

Aanpak

Stap (3) Multidisciplinair elimineren bronoorzaken

Wat is dat, 'Multidisciplinair elimineren bronoorzaken'?

  • Waarom hebben we zulke doelstellingen nodig?
  • Wat moet daarvoor gebeuren?
  • Valkuilen
  • Gewetensvragen...
  • Welke technieken staan ons ter beschikking?

Wat is dat, 'Multidisciplinair elimineren van bronoorzaken'?

A. Multidisciplinair, teamgericht verbeteren

'Multidisciplair' betekent dat een probleem niet door één persoon (een 'expert') of een meerdere personen uit dezelfde  discipline, maar door meerdere personen uit diverse aan het probleem gerelateerd disciplines wordt aangepakt. Dit zijn in de regel 6 tot 8 mensen 'van de werkvloer', waarbij disciplines, hiërarchie en zelfs organisatiegrenzen overschreden worden. Zo zouden in een extreem geval een chirurg, een verpleegkundige, een toeleverancier, iemand van de Technische dienst én een patiënt in één verbeterteam kunnen plaats nemen. Op die manier wordt een 360 graden perspectief van het probleem verkregen.

B. Het elimineren van bronoorzaken (PDCA)

Het elimeren van bronoorzaken betekent dat men op zoek gaat naar de achterliggende reden van een probleem om te voorkomen dat er een foplossing wordt bedacht. Dit betekent concreet dat het team aan de hand van de PDCA cirkel (cq. Deming cirkel of Shewart cirkel) aan de slag gaat waarbij 80% van de tijd besteed wordt aan het in kaart brengen van het probleem, vervolgens 15% van de tijd wordt gestoken in het achterhalen van de bronoorzaken om pas dan, in de laatste vijf procent oplossingen te bedenken. Deze verbeteraanpak vindt u in de praktijk onder verschillende namen terug: Kaizen-teams, Verbeterteams, Small Group Activities (SGA), SIRE,..
Het is een methode voor het aanpakken van problemen in teamverband door gestructureerd naar bronoorzaken te zoeken en deze te elimineren. Door vervolgens de oplossing van het probleem te standaardiseren wordt herhaling van het probleem voorkomen. Doordat direct betrokken medewerkers samen het probleem aanpakken wordt het gevoel van eigenaarschap vergroot.
Het team leert om met behulp van analyse-instrumenten, zoals Process Mapping en het oorzaak & gevolg diagram (visgraatdiagram) de bronoorzaken van een probleem op te sporen. Daarnaast wordt er geoefend in communicatieve vaardigheden, samenwerken en besluitvorming met als doel maximaal van elkaars kennis en ervaring gebruik te maken. 
De structuur is ontleend aan de PDCA-cirkel van Dr. W. Edwards Deming en bestaat uit een aantal stappen die in maximaal 6 maanden doorlopen worden. Het team werkt zelfstandig en rapporteert de voortgang door middel van communicatieborden op de afdeling.

Waarom hebben we zulke doelstellingen nodig?

“De problemen die we aanpakken komen voortdurend weer terug”
Het oplossen van problemen in veel bedrijven en instellingen beperkt zich vaak tot het wegwerken van de symptomen. Aan de analyse van problemen wordt in de regel aanzienlijk minder tijd besteed dan aan het oplossen ervan. De echte bronoorzaak wordt daarmee niet aangepakt waardoor problemen voortdurend terugkeren.
Het werken in een multidisciplinair team tot, naast het oplossen van het probleem, de volgende resultaten:

  • Teamvorming
  • Verbetering van de communicatie
  • Grotere betrokkenheid en eigenaarschap
  • De vaardigheid om problemen te analyseren en structureel op te lossen

Wat moet daarvoor gebeuren?

Om tot continue, duurzame en structurele verbetering te komen moeten we de problemen categoriseren en prioritiseren in APjes, UPjes en OPjes:

  • APjes: Actiepunten: eenvoudige zaken die door één persoon direct weggewerkt kunnen worden, bv het vervangen van kapotte lamp.
  • UPjes: Uitzoekpunten: zaken die door één persoon uitgezocht kunnen worden (wat zijn de specificaties van ...?), waarna deze persoon een verbetervoorstel doet.
  • OPjes: Onderzoekspunten: Problemen die in teamverband onderzocht moeten worden.

Daarnaast moeten we mensen opleiden die multidisciplinaire teams kunnen leiden waardoor de juiste aanpak gevolgd wordt en de juiste begeleiding plaatsvindt om de teams succesvol te kunnen laten zijn.

Valkuilen

Waardoor kan het multidisciplinair elimineren van bronoorzaken (mbv PDCA) mis gaan:

  1. Na de invoering van een Quick fix, wordt de échte oorzaak van het probleem niet weggenomen, of er is een 'Foplossing' verzonnen, waardoor het probleem zich blijft voordoen; quick fixes mogen dus niet toegestaan worden zonder uitzicht op een structurele oplossing! 
  2. Er wordt gezocht naar schuldige personen ipv naar de redenen, waarom die 'schuldige' een fout kon  maken
  3. Aannemen dat 'ze' het  wel weten, of wel zullen oplossen (de afdeling 'ZE' is in elke organisatie de grootste en tevens de meest onvindbare...)
  4. Investeringen toestaan: Een multidisciplinair team dat met een investeringsverzoek komt heeft meestal onvoldoende het échte probleem begrepen of de échte bronoorzaken geanalyseerd: de meeste verbeteringen (zeker de eerste jaren) zullen géén investeringen boven € 2000,- vergen, omdat het overgrote deel van de problemen een organisatorische oorzaak hebben.
  5. Mensen die 110% belast zijn ook nog de verantwoordelijkheid voor een verbetertraject op hun bordje leggen.
  6. Als manager denken níet verantwoordelijk te zijn voor het succes van een verbetertraject. (Wist u dat dit eigenlijk uw énige toegevoegde waarde is?)
  7. Verkeerde successen vieren: Niet degene die op het laatste moment een uit de hand gelopen situatie weet te redden hoort een pluim te krijgen, maar diegenen (meervoud!) die ervoor gezorgd hebben dat we niet meer in zulke situaties terecht komen!
  8. Vergeten successen te vieren: helaas zijn gedegen verbeteringen vaak niet zo spectaculair als crash scenario's, of ze zijn niet 'sexy', zoals nieuwe IT-systemen of apparatuur. Ondanks dat het cruciaal is het juist gedrag te belonen, is het in de praktijk ook makkelijk om er zo maar aan voorbij te gaan... U krijgt echter niet wat u wil, maar u krijgt wat u beloont!

Gewetensvragen...

  • Bent u bereid de professionals op de vloer te vertrouwen op hun kennis en vaardigheden?
  • Bent u bereid ruimte in het dagelijks werk in te bouwen om de problemen waarmee u, uw medewerkers én uw klanten geconfronteerd worden definitief op te lossen?
  • Bent u bereid uw werk niet alleen vanuit medisch/zorg perspectief te bekijken, maar ook 'bedrijfskundig'?
  • Bent u bereid met anderen samen te werken om uw gezamenlijke problemen op te lossen?

Welke technieken staan ons ter beschikking?

  • 8 Stappen Small Group Activity / 8D-analyse
  • SIRE - Systematische Incident Reconstructie en Evaluatie
  • RCA - Root Cause Analysis