elkedagverbetering-02-970x265

Hoe verander je het denken van mensen?

fShare
0

“It is easier to act your way into a new way of thinking, than it is to think your way into a new way of acting” – John Shook, CEO of the Lean Enterprise Institute.

blog 03 a hoe verander je het denken van mensenIn mijn vorige artikel pleitte ik voor een verandering van de mindset, de manier van denken, als primaire veranderdoelstelling van een lean-transformatie. Met als belangrijkste argument dat door een verandering van het denken we een duurzame verandering bewerkstelligen, waarbij de mensen zelf in staat zijn het systeem van continu verbeteren te onderhouden.

Een van de reacties op dat artikel over borging was dat het goed is om te weten dat je voor goede borging het beste de manier van denken kunt veranderen, maar er was ook teleurstelling over het feit dat het artikel geen antwoord gaf op de vraag: “hoe doe je dat dan, het veranderen van het denken?” Daarom geef ik in dit artikel (alsnog) antwoord op deze vraag.

Wat bereik je als je het denken verandert?

Stel je voor dat mensen anders denken over het nieuwe systeem en bijbehorende werkwijzen die je wilt introduceren. Ze geloven in het systeem en willen er zelf ook echt een succes van maken. Ze geloven in de positieve effecten van het nieuwe systeem voor henzelf en hun patiënten. In dat geval zullen ze zelf de drive hebben om de omgeving en hun gedrag zo te veranderen dat het systeem succesvol wordt en blijft. Ze willen als het ware niet meer anders werken en zullen steeds elkaar feedback geven als de situatie dreigt terug te vallen.

Hoe doe je dat dan? Het denken veranderen.

Om het denken van mensen te beïnvloeden zal je voor ervaringen moeten zorgen, waaruit mensen leren wat de bedoeling is en waarin ze succes ervaren op basis van het nieuwe denken. Je wilt dat ze overtuigd raken van het nieuwe systeem.

Een nieuw lean-systeem is de uiteindelijk uitkomst van een lean-transformatie. Dit lean-systeem kent drie essentiële, sterk met elkaar verweven, onderdelen: het leiderschapsgedrag, het managementsysteem en de verbeterprocessen. De manier om mensen te leren lean te denken is door ze met deze elementen succesvolle, op lean principes gebaseerde, ervaringen te laten opdoen. Hierdoor raken ze overtuigt van de bedoeling en de werkwijzen van het nieuwe systeem. Hoe dan?

  • Leiderschapsgedrag. Dit is het element met de grootste impact. Mensen doen niet wat je zegt, maar doen wat je doet, als leider. Je kunt zeggen: “Leren is belangrijk!”, maar dit zal niet hun gedrag veranderen. Veel effectiever is elke dag vragen: “Wat heb je geleerd?” Dit zet ze aan het denken(!) en bewijst voor hen dat je leren belangrijk vindt. Belangrijk leiderschapsgedrag is: ga zelf kijken op de werkvloer, stel vragen en toon respect voor de patiënten en de zorgprofessionals. Laat ze merken dat zij het belangrijkst zijn en neem beslissingen die dit aantonen.
  • Het managementsysteem. Het managementsysteem bestaat uit de verschillende managementprocessen en methoden, die gehanteerd worden om doelen te stellen, prestaties zichtbaar te maken, te stabiliseren en om te verbeteren. Als je mensen wilt overtuigen dat de patiënten en de zorgprofessionals het belangrijkste zijn, dan zal je je managementsysteem daarop in moeten richten. Dit betekent bijvoorbeeld dat je samen met hen doelstellingen formuleert, vanuit hun perspectief in plaats vanuit het budget. Stel prestatie-indicatoren samen met de zorgprofessionals en patiënten op. Zorg dat ze gelinkt zijn aan de waarde die wordt toegevoegd. Registreer en presenteer de prestaties op de werkvloer, zodanig dat elke dag zichtbaar is voor het team hoe ze het doen. Dit stelt het team in staat om vervolgens zelf de juiste dingen te verbeteren. Laat managers zorgen dat team overstijgende problemen worden aangepakt op het volgende niveau en dat de vragen worden gesteld als: “Wat zijn de problemen?”, “Waar worden die door veroorzaakt?” en “Waar hebben jullie hulp bij nodig?”
  • Verbeterprocessen. Hoe je verbeterprocessen uitvoert en begeleidt heeft ook veel invloed op de manier waarop mensen over verbeteren denken. Zorg daarom dat je iedere belanghebbende betrekt, vanaf het begin van je traject. Zet mensen aan het denken, laat ze zoveel mogelijk zelf doen en laat ze experimenteren. Geef ze voldoende tijd, liefst een vaste hoeveelheid per dag of week. Zo geef je het signaal af dat verbeteren onderdeel van het werk is en niet een project. Neem als leidinggevende ook genoeg tijd om de verbeteractiviteiten aandacht te geven en te ondersteunen waar nodig, zie ook ‘leiderschapsgedrag’. Als je een lean coach inschakelt, werk dan samen. Vraag de coach om het leerproces van de betrokkenen, inclusief jezelf, op zich te nemen, maar delegeer niet de eindverantwoordelijkheid voor het resultaat. Blijf zelf eigenaar van de verandering! Het aanleren van een nieuwe manier van denken vraagt tijdens het verbeterproces ook iets van zorgprofessionals. Je zult open moeten staan voor de nieuwe manier van denken en een andere kijk op je huidige werkwijze. Hier hoort bij dat je bereid bent om de nieuwe methode te volgen, problemen te delen, feedback te ontvangen en vooral je creativiteit in te zetten om tot oplossingen te komen, die voor alle betrokkenen winst opleveren.


Leren om lean te denken gaat in fasen

Het opleidingsproces, dat zorgt voor het opdoen van ervaringen en het veranderen van het denken bij mensen, kent een aantal fasen: plan, bewustwording, beoefenen, elkaar coachen. Dit is een cyclisch proces wat steeds opnieuw plaats vindt. Elke volgende cyclus zorgt voor verdieping en/ of verbreding van het denken over en werken binnen het nieuwe lean systeem.

Fase Een: Plan opstellen.

Voor het creëren van de juiste ervaringen en het juiste opleidingsproces, is een plan nodig, waarin duidelijk is op welke denkprincipes en overtuigingen de nieuwe werkwijze of het nieuwe systeem gebaseerd is én tot welk gedrag het moet leiden.

Fase Twee: Bewustwording.

In deze fase reik je mensen de kennis aan over het wat, waarom en hoe van het nieuwe systeem en de principes en overtuigingen waarop het is gebaseerd. Let op: we willen dat het nieuwe gedrag volgt uit de overtuigingen van mensen in plaats vanuit het volgen van instructie. Zorg dat je in deze fase mensen zelf aan het denken zet in plaats van dat je alleen verteld hoe je wilt dat ze gaan denken en werken.

Door te ervaren, te zien en te horen bouwen mensen kennis op en leren ze bijvoorbeeld hoe de nieuwe werkwijze eruit ziet en hoe deze is opgebouwd. Dit doe je in eerste instantie in een veilige omgeving, waarin ruimte is voor onbegrip, tegenwerpingen en fouten maken. Methoden om bewustwording te creëren zijn o.a.:

  • Training
  • Simulaties en spellen
  • Op de eigen werkplek een spiegel voorhouden
  • Bij andere organisaties kijken en daar inspiratie opdoen

Fase Drie: Beoefenen

In deze fase, ga je de nieuwe werkwijze toepassen in de praktijk van alle dag, onder begeleiding, net zolang tot je het in de vingers hebt. Ik kies hier bewust voor het woord beoefenen, omdat het hier gaat om het in praktijk brengen van en ervaring op doen met de nieuwe werkwijze of het nieuwe systeem. In deze fase is het systeem en de nieuwe manier leidend. Zij vormen de standaard. Het doel van deze fase en van de begeleiding is om de juiste manier te leren en succesvol toe te passen.

Fase Vier: Elkaar coachen

Tot slot, wanneer je de werkwijze beheerst, is het tijd om de werkwijze te bevragen, hem naar je hand te zetten en verder te verbeteren, samen met je mentor. Wanneer je alle fasen hebt doorlopen, dan kun je vervolgens deze vier fasen met iemands anders doorlopen, die de nieuwe manier van denken en werken nog niet beheerst. Hierbij ben jij dan zelf de coach en mentor. Mentor zijn betekent hier dat je mensen het nieuwe systeem leert op basis van je eigen ervaringen én dat je hen leert leren. Hierdoor ontwikkel je jezelf verder en ga je dus zelf ook weer een opleidingsproces in.


Meld je aan voor de tweedaagse training De Harada Methode

  • Wil je zelf ervaren hoe je succesvol wordt?
  • Wil je boven jezelf uitstijgen?
  • Verbeteren vanuit je hart?
  • Op zoek naar zelfsturendheid en de menselijke kant van Lean?
  • Burn-out nabij?

>>  31 mei en 1 juni 2018 tweedaagse training
>>  6 en 7 september 2018 tweedaagse training

 "De sleutel tot topprestaties is mensen laten groeien en boven zichzelf uit laten stijgen"

 

 

arnout

Arnout Orelio

+31(0)6 - 8333 5692

arnout@deverbeterpraktijk.nl