onzeklanten-02-970x300

Brentano

logo brentano in groen-200x100

"Omdat we wilden dat het hele MT overtuigd zou zijn van de lean-filosofie (omdat het een andere stijl van leidinggeven impliceert), is het MT aan een intensieve masterclass begonnen, begeleid door De Verbeterpraktijk.

We zijn hiertoe vier dagen lang bij Alrec, een commercieel bedrijf dat displays maakt, in Mijdrecht geweest. We hebben middels de toepassing van lean instrumenten een probleem van hen geanalyseerd. Onze training heeft Alrec ook weer energie gegeven de lean filosofie nog verder uit te breiden."

Irene Hermans, Voorzitter Raad van Bestuur

Aanleiding

Brentano wil graag beter kunnen aansluiten bij wensen van de cliënt. Daar is ons motto ‘Leef je eigen leven’ uit geboren. ‘Leef je eigen leven’ impliceert dat wij cliënten ondersteunen om hen zo lang mogelijk in staat te stellen hun eigen leven te leiden. Vanaf 2008 maakten we daar al wel stappen in, maar deze leidden nog tot onvoldoende resultaat in de praktijk van alledag. Trainingen wierpen onvoldoende vrucht af en managers hadden moeite om het voor elkaar te krijgen dat medewerkers de verdere inkleuring van ‘leef je eigen leven’ oppakten.

Bovendien stond (en staat) Brentano, net als elke (zorg) organisatie in Nederland voor een (nabije) toekomst waarbij er minder ‘zorgers’ en meer cliënten op onze stoep staan. Voor ons was duidelijk dat we daarom niet op ‘dezelfde voet’ zouden kunnen doorgaan; sociale en technische innovaties zijn voor het aansluiten op de toekomst van belang. Bovendien zouden we in staat moeten zijn meer werk met minder mensen te leveren, tegen een betere kwaliteit en een hogere medewerkertevredenheid. In 2010 stuitten wij al op lean en was onze interesse voor deze management filosofie al gewekt.

In 2011 wilden we daarom graag meedoen met het door VWS gefinancierde masterclass ‘Waarde optimalisatie in de langdurige zorg’. Dit traject werd begeleid door Syntens en De Verbeterpraktijk en was voor ons de aanleiding verdere stappen te maken richting ‘lean’. De lean filosofie leek voor ons een goed hulpmiddel om sociale innovaties te faciliteren.

Gerichte aandacht voor sociale innovatie

MT ‘werkvloertraining’

Brentano Alrec overview foto

Na de masterclass is een teammanager zorg, Ellen van Breemen, aan de gang gegaan met een verbeterbord (de betreffende teammanager was ook deelnemer aan de masterclass). Doordat het team en de manager hierover enthousiast waren, zijn er meer teams met borden gestart. Omdat we wilden dat het hele MT overtuigd zou zijn van de lean-filosofie (omdat het een andere stijl van leidinggeven impliceert), is het MT aan een intensieve masterclass begonnen, begeleid door Anton van Lankveld van De Verbeterpraktijk.We zijn hiertoe 4 dagen lang bij Alrec, een commercieel bedrijf dat displays maakt, in Mijdrecht geweest.

We hebben middels de toepassing van lean instrumenten een probleem van hen geanalyseerd.Ook 2 medewerkers van Alrec waren betrokken bij dit traject. De directie van Alrec was enthousiast over onze analyse; onze training heeft Alrec ook weer energie gegeven de lean filosofie nog verder uit te breiden. We hebben bij deze training kennis en ervaring opgedaan, gezien hoe het eruit ziet als je al 2 jaar aan de gang bent met lean. Het hele MT is door dit alles overtuigd geraakt van de waarde en mogelijkheden van de lean filosofie.

Uitbreiding van ’lean’

Brentano MT voortgangsbord Alrec foto

Na onze training bij Alrec besluiten we, op aangeven van De Verbeterpraktijk, te starten met een ‘verticale’ uitbreiding van lean vanuit het team van Ellen. In het voorjaar van 2012 starten we daarom met een nieuw bijeenkomstentraject, waarbij doel is het verbeterbord van Ellen uit te breiden met een ‘voortgangsbord’ en te starten met dagelijkse ‘stasessies’. Doel van zo’n bord is visueel te maken wat de stand van zaken is en hoe het gaat op de afdeling. Het team heeft dan een dagelijks staand een gesprek van een kwartier bij het bord, onder begeleiding van de zorgcoördinator of de teammanager. Het aanwezige team plakt rode of groene magneetjes, even voorafgaand aan de stasessie. Besproken worden de opvallendheden. Er worden afspraken gemaakt, kennis gedeeld en informatie uitgewisseld. Als de situatie daarom vraagt kan de sessieleider eventueel na de sessie nog met iemand apart zitten, zodat anderen weer aan het werk kunnen. Om inspiratie voor het ontwerp van het bord op te doen, hebben we het VUmc bezocht en een stasessie van hen bijgewoond. Vervolgens hebben we, met input van medewerkers, ons eigen voortgangsbord ontworpen.

De indicatoren die voor het voortgangsbord benoemd zijn, zijn: onrust, ADL, Veiligheid en Lekker gewerkt? Verder wordt de historie op deze vlakken inzichtelijk gemaakt, zodat duidelijk wordt wat de ontwikkeling is. Ook de regiomanager en ik als bestuurder zijn betrokken in deze training. Dit omdat de regiomanager moet bewaken dat de teammanager geen belemmeringen ondervindt in haar proces van het team begeleiden. Zo ook moet ik dat doen richting de regiomanager.
Het bord functioneert als een thermometer; ontwikkelt het team zich richting ‘leef je eigen leven’ of niet? Welke belemmeringen ervaart het team? Naast het voortgangsbord hangt het verbeterbord; belemmeringen zijn immers verbetermogelijkheden.

Resultaten

Brentano voortgangsbord Alrec fotoDe resultaten die we tot nog toe bereikt hebben, met behulp van de betrokkenheid van De Verbeterpraktijk, Alrec en VUmc, zijn: betrokkenheid van het gehele MT, in het team van Ellen elke dag een stasessie bij het bord, actueel zicht op hoe het bij hen gaat, betrokkenheid van alle medewerkers van het team, leren van elkaar en medewerkers gaan met een ‘fris hoofd’ naar huis. In het team van Ellen zijn inmiddels cliëntinterviews gehouden door de medewerkers, zijn er binnen het team x (hoeveel?) verbeteringen doorgevoerd die allen ten bate van cliënt en/of medewerker zijn.

 

Betrokkenheid bestuurder en volgende stap

Brentano verbeterbord Alrec foto

Ik voel me als bestuurder van meet af aan betrokken bij onze ‘leantrektocht’, zoals ik hem inmiddels pleeg te noemen. Dit omdat ik zie hoezeer lean onskan faciliteren in de sociale innovaties die nodig zijn om de toekomst aan te kunnen. Onze volgende stap is dan ook een dergelijk bord bij de regiomanager en nog een bij het MT te ontwikkelen. Dit zijn dan voortgangsborden die respectievelijk de vertaling naar regio- en MT niveau inhouden, zodat we ook op MT niveau goed de ‘vinger aan de pols’ kunnen houden richting ‘Leef je eigen leven’.

Uitnodiging

Ik kan me voorstellen dat de foto’s wat klein zijn en daarom een ‘droge’ indruk wekken. Ik nodig u daarom van harte uit dit beeld te verlevendigen en bij ons een stasessie bij te wonen. Laat me even weten, als u wilt, wanneer u dit schikt, dan kan ik dat met Ellen afstemmen.

Irene Hermans, Voorzitter Raad van Bestuur Stichting Brentano Amstelveen
Amstelveen, 10 september 2012